La forma en que opera la nómina tiene un efecto importante en su negocio. Los errores en esta área pueden costarle gastos adicionales, impuestos más altos o incluso multas. Es importante ejecutar su nómina de manera precisa y eficiente.
Aquí hay 5 errores comunes de nómina que debe evitar
1. Retrasar el pago de los impuestos sobre la nómina
Si estás experimentando un problema con el flujo de efectivo, asegúrate de pagar al IRS antes que a nadie. No pagar sus impuestos sobre la nómina a tiempo puede dar lugar a una multa de recuperación del fondo fiduciario. En tales casos, usted podría ser responsable de todos los impuestos pendientes, incluidos los impuestos sobre la renta, el seguro social y Medicare para todos sus empleados. Siempre haz que hacer de tus impuestos sea una prioridad.
2. Ofrecer tiempo de compensación en lugar de horas extras
El tiempo compensatorio, generalmente llamado tiempo de compensación, se refiere a la práctica de dar a sus empleados tiempo libre en una fecha futura. Las empresas a veces ofrecen tiempo de compensación en lugar de horas extras. Por ejemplo, si un empleado trabaja 50 horas a la semana, el propietario o gerente podría ofrecerle 10 horas libres la próxima semana en lugar de pagarle tiempo y medio por las 10 horas extra trabajadas. Esta práctica es ilegal para los empleados no exentos y podría meterlo en problemas. Está obligado a pagar a los empleados que trabajan más de 40 horas extras y no se les permite reemplazar esto con tiempo de compensación.
3. Clasificación inexacta
Hoy en día, muchas empresas prefieren trabajar con contratistas independientes en lugar de empleados para evitar los impuestos sobre la nómina y tener que ofrecer beneficios. Sin embargo, si haces esto, debes asegurarte de no clasificar erróneamente a los empleados como contratistas independientes. Tenga en cuenta que obligar a los trabajadores a firmar un contrato que diga que son contratistas independientes y no empleados no necesariamente hace que esto sea legalmente vinculante. Es importante que conozcas la diferencia. El IRS tiene un conjunto completo de pautas que explican la diferencia entre los dos.
4. Reembolsar incorrectamente los gastos a los empleados
Es una práctica común reembolsar a los empleados gastos como viajes y entretenimiento cuando dichas actividades se realizan por razones comerciales. Sin embargo, debe tener en cuenta que lo hace de la manera correcta. Si sigues las pautas del IRS para un plan responsable, el reembolso no está sujeto a impuestos y no debes impuestos sobre la nómina. Sin embargo, si no lo hace y simplemente reembolsa a los empleados cuando lo solicitan, estos gastos se convierten en impuestos e incurre en impuestos sobre la nómina.
5. Retrasar los cheques de pago
Las empresas que tienen poco efectivo a veces retrasan el pago a los empleados. Otro escenario es cuando un empleado renuncia y la empresa se retrasa en el pago del cheque de pago final. De cualquier manera, puede enfrentar multas por pagar tarde a un empleado. Los requisitos específicos para pagar a los empleados de manera oportuna varían de un estado a otro. Algunos estados, por ejemplo, requieren que pagues a los empleados al menos una vez al mes. Para otros, es dos veces al mes. La mayoría de los estados requieren que los empleadores especifiquen períodos de pago. Si no cumple con este horario, podría enfrentar una demanda o sanciones.
Estos son algunos errores de nómina que podrían terminar costándole caro a su negocio. Muchos de estos problemas surgen de los problemas de flujo de efectivo. Una forma de mejorar su flujo de caja para que pueda cumplir más fácilmente con sus obligaciones es aprovechar los servicios de factoraje de facturas que ofrece Riviera Finance.
