La façon dont vous gérez la paie a un effet majeur sur votre entreprise. Les erreurs dans ce domaine peuvent vous coûter des dépenses supplémentaires, des impôts plus élevés ou même des pénalités. Il est important de gérer votre paie de manière précise et efficace.
Voici 5 erreurs courantes en matière de paie à éviter
1. Retarder le paiement des charges sociales
Si vous rencontrez des problèmes de trésorerie, assurez-vous de payer l’IRS avant tout le monde. Si vous ne payez pas vos charges sociales à temps, vous risquez d’être condamné à une pénalité pour recouvrement de fonds en fiducie. Dans de tels cas, vous pourriez être responsable de tous les impôts impayés, y compris les impôts sur le revenu, la sécurité sociale et l’assurance-maladie pour tous vos employés. Faites toujours de vos impôts une priorité.
2. Offrir du temps compensatoire au lieu d’heures supplémentaires
Le temps compensatoire, généralement appelé temps compensatoire, fait référence à la pratique consistant à donner à vos employés des congés à une date ultérieure. Les entreprises offrent parfois des heures compensatoires à la place des heures supplémentaires. Par exemple, si un employé travaille 50 heures par semaine, le propriétaire ou le gestionnaire pourrait lui offrir 10 heures de congé la semaine prochaine plutôt que de le payer à temps et demi pour les 10 heures supplémentaires travaillées. Cette pratique est illégale pour les employés non exemptés et pourrait vous causer des ennuis. Vous êtes obligé de payer les employés qui effectuent plus de 40 heures supplémentaires et vous n’êtes pas autorisé à les remplacer par des heures compensatoires.
3. Classification inexacte
De nos jours, de nombreuses entreprises préfèrent travailler avec des entrepreneurs indépendants plutôt qu’avec des employés pour éviter les charges sociales et l’obligation d’offrir des avantages sociaux. Si vous faites cela, cependant, vous devez vous assurer que vous ne classez pas à tort les employés comme des entrepreneurs indépendants. Gardez à l’esprit que le fait d’obliger les travailleurs à signer un contrat indiquant qu’ils sont des entrepreneurs indépendants et non des employés ne rend pas nécessairement cela juridiquement contraignant. Il est important que vous connaissiez la différence. L’IRS dispose d’un ensemble complet de directives qui expliquent la différence entre les deux.
4. Remboursement injustifié des dépenses aux employés
Il est courant de rembourser aux employés des dépenses telles que les déplacements et les divertissements lorsque ces activités sont effectuées pour des raisons professionnelles. Cependant, vous devez être conscient que vous le faites de la bonne manière. Si vous suivez les lignes directrices de l’IRS pour un régime responsable, le remboursement n’est pas imposable et vous n’avez pas à payer d’impôt sur la masse salariale. Toutefois, si vous ne le faites pas et que vous remboursez simplement les employés lorsqu’ils en font la demande, ces dépenses deviennent imposables et vous devez payer des charges sociales.
5. Retarder les chèques de paie
Les entreprises qui manquent de liquidités retardent parfois le paiement de leurs employés. Un autre scénario est lorsqu’un employé démissionne et que l’entreprise retarde le paiement du dernier chèque de paie. Quoi qu’il en soit, vous pouvez faire face à des pénalités pour avoir payé un employé en retard. Les exigences spécifiques pour payer les employés en temps opportun varient d’un État à l’autre. Certains États, par exemple, exigent que vous payiez les employés au moins une fois par mois. Pour d’autres, c’est deux fois par mois. La plupart des États exigent des employeurs qu’ils précisent les périodes de paiement. Si vous ne vous conformez pas à ce calendrier, vous pourriez faire face à des poursuites ou à des pénalités.
Ce sont là quelques erreurs de paie qui pourraient finir par coûter cher à votre entreprise. Bon nombre de ces problèmes découlent de problèmes de trésorerie. Une façon d’améliorer votre trésorerie afin de mieux répondre à vos obligations est de profiter des services d’affacturage offerts par Riviera Finance.
